Savjeti - natječajna dokumentacija

Koja je dokumentacija potrebna za pripremu ostalih tzv. soft projekata?
  • Objavljeno:
  • 26.09.2014.

Nakon što smo utvrdili koja je dokumentacija potrebna za pripremu infrastrukturnih i velikih projekata, navest ćemo što je potrebno pripremiti za ostale projekte tzv.  soft projekte. Prije svega, potrebno je dobro proučiti natječajnu dokumentaciju i upute za prijavitelje. Nakon što ste utvrdili jeste li prihvatljiv prijavitelj potrebno je vašu projektnu ideju pretvoriti u projekt sa jasnim ciljevima, rezultatima, korisnicima i sl.

Da biste jasno odredili stavke vašeg projekta koje je potrebno opisati u projektnom obrascu potrebno je koristiti metodu upravljanja projektnim ciklusom (UPC) koja osigurava važnost, mogućnost provedbe i održivost projekta.

Projektni obrazac

Projektni obrazac sastavni je dio natječajne dokumentacije u kojemu se nalazi opis projekta. On sadrži logičku matricu, SWOT analizu, financijske projekcije i sl.

Logička matrica je tablica u koju se upisuju rezultati analiza problema, dionika, organizacije (SWOT), ciljeva i projektne strategije koje zajedno daju osnovni prijedlog projekta, a rezultati se unose prema unaprijed određenim pravilima. Uporabom tzv. interventne logike, omogućuje se kvalitetno i strukturirano planiranje projekata.

Analize koje je potrebno provesti kako bismo imali relevantne podatke za unos u obrazac su:
Analiza strateškog okvira – potrebna je kako bismo identificirali ključne javne politike(strategije, zakone i druge akte na razini EU ili drugih država) i druge dokumente (strategije i planovi na lokalnoj razini) koji identificiraju stanje u pojedinom sektoru, ciljeve koje je potrebno postići, kao i mjere koje su nužne za njihovo postizanje. Projekt, dakle,mora biti u skladu sa gore navedenim, tj. doprinositi ciljevima javnih politika.

Analiza dionika – Cilj analize jest identificirati one osobe i organizacije (eng. stakeholders) koji će, na direktan ili indirektan način, biti uključeni u provedbu projekta, odnosno kojih se tiču problemi koje rješavamo projektom. Iako su česta preklapanja u ulogama i zadaćama, dionike možemo podijeliti u tri skupine:
Ključni dionici – značajno utječu na provedbu projekta i u njemu sudjeluju (najčešće projektni partneri)
Primarni dionici – uključeni su u projektne aktivnosti izravno ili neizravno (ciljane skupine i krajnji korisnici)
Sekundarni dionici – dionici koji imaju interes ili udio u projektu, ali ne spadaju u gornje skupine (ugovorno tijelo, potporne institucije, podizvođači i sl.)

SWOT analiza – je kvalitativna analitička metoda sa 4 čimbenika (snage, slabosti, prilike i prijetnje). Koristi se kako bi se identificirale dobre i loše strane vaše organizacije, prilike i prijetnje iz okoline koje mogu utjecati na nju, ali i posljedično na vaš projekt.

Analiza problemaJedan od prvih koraka u razvoju projektne ideje jest pravilna i precizna identifikacija problema koje ćete rješavati provedbom projekta. Nakon što ste identificirali probleme, potrebno ih je proanalizirati i stvoriti međusobne relacije. Upravo je zato analiza problema preduvjet za pravilno određivanje ciljeva projekta, a samim time i preduvjet za njegov uspjeh. Koristi se metoda problemskog stabla koja pomaže u pronalaženju rješenja problema identificiranjem uzroka i posljedica vezanih uz neki problem.

Ciljano stanje projekta dobivamo tako što problemsko stablo pretvaramo („zrcalimo“) u pozitivnu sliku. Stablo ciljeva je važno jer nam u grafičkom i sistematiziranom prikazu točno pokazuje koji ciljevi projekta odgovaraju problemima, odnosno daju precizne i adekvatne odgovore na probleme koji se pojavljuju.

Obrazac proračuna (prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi)

Dopušteni (prihvatljivi) troškovi projekta su kao takvi označeni u uputama za prijavitelje. To znači da takvi troškovi mogu ući u proračun projekta i da će se za njih moći tražiti sredstva EU.
Najčešći troškovi u ovoj kategoriji su:

  • Ljudski resursi
  • Nova oprema
  • Putni troškovi i dnevnice
  • Troškovi edukacija
  • Troškovi promotivnih aktivnosti
  • Troškovi revizije
  • I ostali troškovi navedeni u uputama za prijavitelje

Nedopušteni (neprihvatljivi) troškovi projekta su označeni u Uputama za prijavitelje kao troškovi koji ne mogu ući u proračun projekta i za koje nije moguće tražiti sredstva EU. Ponekad će ugovorno tijelo zatražiti da takvi troškovi uđu u tablice proračuna, ali ih svejedno neće priznavati u projektu. Ukoliko vaš projekt sadrži takve troškove, možete ih podmiriti vlastitim sredstvima ili zaduživanjem.
Najčešći troškovi u ovoj kategoriji su:

  • PDV ako se može odbiti kao pretporez
  • kupnja nekretnina
  • bankovni troškovi
  • kupovina rabljene opreme
  • dugovanja prema državi i trećima

Točan pregled toga što su dopušteni, a što nedopušteni troškovi uvijek ćete tražiti u Uputama za prijavitelje konkretnog natječaja.

Osigurati financiranje projekta
Prijavitelji projekata za dobivanje EU fondova moraju imati jake financijske kapacitete nužne za sufinanciranje i eventualno predfinanciranje projekta jer će za sudjelovanje u projektima morati angažirati vlastita sredstva u omjeru koji je propisan natječajem. Za financiranje projekata možemo koristiti:
Vlastita sredstva koja imamo na računu
Kredite i zajmove koje možemo zatražiti od HBOR-a ili EBRD-a ako je vrijednost projekta veća od 25 milijuna eura
Subvencije i druga bespovratna sredstva koja osiguravaju tijela javne vlasti i koja se kombiniraju se novčanim sredstvima ostvarenim iz projekta. Napomena: ESI fondovi uveli su mogućnost kombiniranja sredstava iz različitih natječaja za bespovratna sredstva, što je dosad bilo moguće samo u iznimnim situacijama

Popratna natječajna dokumentacija
Prilikom predavanje projektne prijave, Ugovorno tijelo tražit će da se dostavi službena dokumentacija kako bi dokazali registraciju te financijsku stabilnost (GFI-POD, BON2, BON Plus itd.).