Savjeti - provedba projekata

Kako funkcioniraju plaćanja u projektu?
  • Objavljeno:
  • 25.08.2014.

U nastavku teksta možete naći detaljno objašnjenje sustava plaćanja u novim grant shemama koje su financirane putem ESI fondova: metode plaćanja, načine podnošenja zahtjeva za nadoknadu sredstava, vremenske rokove isplate, informacije o vođenju računovodstvenih evidencija i sl.

Zbog lakšeg objašnjenje, u ostatku teksta će se za nositelja projekta koristiti Nositelj.

METODE PLAĆANJA

Plaćanje prihvatljivih troškova iz bespovratnih sredstava odvija se po prinicipu dvije metode:

1. Metoda nadoknade
Prihvatljivi troškovi su isplaćeni NAKON što ih je Nositelj ili partner isplatio podizvođačima ili zaposlenicima.

Napomena: Plaće, ostali troškovi osoblja i dnevnice mogu se potraživati samo po metodi nadoknade!

2. Metoda plaćanja
Prihvatljivi troškovi su isplaćeni PRIJE no što će biti isplaćeni od strane Nositelja ili partnera podizvođačima ili zaposlenicima.

Napomena: Nositelj može potraživati naknadu troškova po obje metode osim ako se u Ugovorom definiranim uvjetima ne navodi drugačije. Jedna stavka izdatka može se potraživati u dijelovima po obje metode.

 

NAČIN POTRAŽIVANJA ISPLATE TROŠKOVA

Plaćanje prihvatljivih troškova iz bespovratnih sredstava projekta Nositelj potražuje redovitim podnošenjem Zahtjeva za nadoknadu sredstava te podnošenjem Završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava nadležnom tijelu tj. Posredničkom tijelu razine 2 (PT2 u nastavku teksta).

Napomena: Posrednička tijela među ostalim funkcijama vrše i funkciju sklapanja ugovora o dodjeli sredstava s nositeljima projekata te nadziru provedbu projekata. Za financijsku perspektivu 2014.-2020. još uvijek nisu akreditirane institucije za korištenje strukturnih instrumenata EU, no opće informacije o sustavu upravljanja ESI fondovim možete pronaći ovdje.

Zahtjev za nadoknadu podnosi se pisanim putem u papirnatom obliku ispunjavajući obrazac Zahtjeva sukladno danim uputama (link na upute), a potpisuje ga čelnik institucije Nositelja ili njegov pravni zastupnik i glavni financijski službenik institucije Nositelja.

Nositelj također mora podnijeti i elektroničku verziju obrasca Zahtjeva za nadoknadu sredstava. Popunjavanje i podnošenje elektroničke verzije Zahtjeva za nadoknadu sredstava može se izvršiti kroz MIS (integrirani informacijski sustav za upravljanje Kohezijskim fondom i strukturnim fondovima ), ukoliko je takva funkcionalnost predviđena.

Zahtjevi za naknadom moraju biti popraćeni odgovarajućom papirnatom dokumentacijom o nastalim i potraživanim prihvatljivim projektnim izdacima!


Napomena: U slučaju da se izdatak potražuje metodom nadoknade, uz Zahtjev za nadoknadom sredstava podnosi se dokumentirani dokaz o izvršenim uplatama za nastale izdatke kao što su nalozi za plaćanje, bankovne izjave, vaučeri za gotovinske izdatke, potvrde o preuzimanju gotovine, nalozi za plaćanje Državnoj riznici, itd. u papirnatom obliku!

 

RASPORED I UČESTALOST PODNOŠENJA ZAHTJEVA ZA NADOKNADU SREDSTAVA I ZAVRŠNOG ZAHTJEVA 

Zahtjev za nadoknadu sredstava može se podnijeti nakon što sklopljeni Ugovor između Nositelja i PT2 stupi na snagu pa do dospijeća roka za podnošenje Zahtjeva za nadoknadu sredstava od strane Nositelja, koji će biti naveden u Ugovoru koji će biti prethodno potpisan između Nositelja i PT2.

Zahtjeve za nadoknadu sredstava podnosi Nositelj u skladu s rasporedom izdataka podnesenim u Zahtjevu za naknadom sredstava. Početni Plan zahtjeva za nadoknadu sredstava nužno je popuniti u skladu s uputama za popunjavanje i dostaviti PT2 u roku od 10 kalendarskih dana od dana potpisivanja Ugovora, navodeći iznose i planirane rokove za podnošenje Zahtjeva za nadoknadu sredstava za PT2. Vrijeme i iznosi navode se na temelju planiranog trenutka podnošenja, a ne planiranog nastanka troškova.

Napomena: Ažurirani Plan zahtjeva za nadoknadu sredstava podnosi se uz svaki Zahtjev za nadoknadu sredstava. Nositelj može podnositi Zahtjeve za nadoknadu sredstava učestalije no što je to navedeno u Planu zahtjeva za nadoknadu sredstava!

Učestalost Zahtjeva za naknadom sredstava tijekom provedbe projekta se utvrđuje uzimajući u obzir situaciju Nositeljova novčanog tijeka i podnesenog rasporeda izdataka koji će se potraživati u Zahtjevima za nadoknadu sredstava. Ovaj se raspored može prilagoditi pri slanju svakog Zahtjeva za nadoknadu sredstava.

Rok za predaju Završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava iznosi 30 kalendarskih dana nakon završetka razdoblja provedbe projekta, ukoliko nije navedeno drugačije u ugovoru koji je Nositelj sklopio s PT2 te se podnosi zajedno sa Završnim izvješćem.

Napomena: Ukoliko Nositelj ne podnese na vrijeme Zahtjev za nadoknadu sredstava ili Završno izvješće, PT2 će pisanim putem podsjetiti Nositelja o navedenoj obvezi, uz postavljanje roka za podnošenje predmetne dokumentacije. Ako Nositelj i dalje ne dostavi dokumente u za to određenom roku, PT2 može inicirati prekid plaćanja Nositelju ili raskidanje Ugovora, i slijedom toga povrat ili djelomični povrat iznosa već isplaćenih Nositelju!

[!] VAŽNO: U slučaju da Ugovor dopušta retroaktivno potraživanje sredstava, (ako razdoblje prihvatljivosti počinje prije početka primjene Ugovora), prvim Zahtjevom za nadoknadu sredstava Nositelj će potraživati sve troškove nastale prije datuma potpisivanja Ugovora uz izvještavanje o istima!

 

IZDACI U ZAHTJEVU ZA NADOKNADU SREDSTAVA I ZAVRŠNOM ZAHTJEVU

Gornja granica za najniži iznos izdataka koji je potraživ po jednom Zahtjevu za nadoknadu sredstava, ukoliko postoji, biti će navedena u ugovoru koji su prethodno sklopili Nositelj i PT2. Ako za Nositelja nisu nastali novi projektni izdaci do kraja izvještajnog razdoblja, Zahtjev za nadoknadu sredstava podnosi se uz navod nula nastalih troškova.

Ako su izdaci u (Završnom) Zahtjevu za nadoknadu sredstava potraživani po metodi plaćanja, dokumentirani dokaz o plaćanju prihvatljivih izdataka od strane Nositelja ili partnera mora se podnijeti PT2 u kasnijoj fazi, nakon što se izvrše isplate dobavljačima/izvođačima/pružateljima usluga, i to u roku od 7 kalendarskih dana od dana primitka uplate sredstava. U slučaju da Nositelj ili partneri ne podnesu PT2 dokumentirani dokaz o izvršenju uplate dobavljačima/izvođačima/pružateljima usluga u roku od 5 radnih dana od primitka uplate sredstava, PT2 može izdatke proglasiti neprihvatljivima.

Napomena: Isplate se vrše u kunama!

 

VRIJEME I SHEMA ISPLATE SREDSTAVA

Izdatke navedene u Zahtjevima za naknadom sredstava provjerava i potvrđuje PT2 u roku od 30 kalendarskih dana od primitka istog.

Izdaci u jednom Zahtjevu za nadoknadu sredstava podnesenom tijekom provedbe projekta, koji PT2 nije potvrdilo zbog nedostatka informacija, dokumentacije ili pojašnjenja, prebacuju se u sljedeći Zahtjev za nadoknadu sredstava.

Izdatke navedene u Završnom zahtjevu za naknadu sredstava provjerava i potvrđuje PT2 u roku od 60 kalendarskih dana od datuma primitka istog.

Napomena: PT2 može zatražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od strane Nositelja o (Završnom) Zahtjevu za nadoknadu sredstava; vrijeme potrebno za dostavu dodatnih informacija, dokumentacije ili pojašnjenje od Nositelja ne utječe na tijek roka koji PT2 ima za provjeru (Završnog) Zahtjeva za nadoknadu sredstava!

Izdaci u Završnom zahtjevu za nadoknadu sredstava, koji PT2 nije potvrdilo zbog nedostatka informacija, dokumentacije ili pojašnjenja, smatraju se neprihvatljivima.

Nakon provjere Zahtjeva za nadoknadom sredstava, PT2 priprema Zahtjev za plaćanje i dostavlja ga PT1. PT1 provjerava zaprimljeni Zahtjev za plaćanje od PT2 te, ako je pravilno pripremljen, odobrava ga i priprema Zahtjev za plaćanje od PT1 prema Tijelu za plaćanje u roku od 7 kalendarskih dana od datuma registracije primitka Zahtjeva za plaćanje od PT2. Nakon toga, Tijelo za plaćanje izvršava uplatu na Nositeljov bankovni račun koji je naveden u Ugovoru, na datum naveden u Zahtjevu za plaćanje od PT1 prema Tijelu za plaćanje.

Grafički prikaz sheme isplate sredstava

Napomena: Procedura je ista pri podnošenju Završnog zahtjeva za plaćanje, samo što provjera PT2 u drugom koraku traje 60 kalendarskih dana.

 

ISPLATA PREDUJMA

Moguće je korištenje predujma za projekt u iznosu od maksimalno 30% odobrenih bespovratnih sredstava. Mogućnost, iznosi i uvjeti za podnošenje zahtjeva i korištenje predujma za projekt (pred-financiranje) bit će određeni prilikom sklapanja ugovora.

Ovisno o potrebama projekta iznos predujma projekta može se isplatiti u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja financiranja projekta.

Svako pred-plaćanje mora biti opravdano Projektom te ga Nositelj mora zatražiti pisanim putem nakon čega se provjerava opravdanost traženog iznosa te u pisanom obliku donosi odluku o odobravanju ili odbijanju zahtjeva za plaćanje predujma.

Nositelj priprema zahtjev za plaćanje predujma popunjavanjem obrasca Zahtjeva za plaćanje predujma i dostavlja ga PT2 zajedno s potrebnom pratećom dokumentacijom (obrazloženje za pred-plaćanje, jamstvo za predfinanciranje, ako je potrebno).

PT2 procijenjuje Zahtjev tijekom 10 radnih dana te nakon pozitivne ocjene priprema Zahtjev za plaćanje i dostavlja ga PT1. PT1 provjerava zaprimljeni Zahtjev za plaćanje od PT2 te, ako je pravilno pripremljen, odobrava ga i priprema Zahtjev za plaćanje od PT1 prema Tijelu za plaćanje u roku od 7 kalendarskih dana od datuma registracije primitka Zahtjeva za plaćanje od PT2. Nakon toga, Tijelo za plaćanje izvršava uplatu na Nositeljov bankovni račun koji je naveden u Ugovoru, na datum naveden u Zahtjevu za plaćanje od PT1 prema Tijelu za plaćanje.

Grafički prikaz sheme isplate predujma

 

KNJIGOVODSTVENE OBAVEZE

Troškovi uključeni u Zahtjevu za nadoknadu sredstava moraju biti utvrdivi i provjerljivi, i posebno zabilježeni u računovodstvenim evidencijama Nositelja (ili partnera), a utvrđuju se u skladu s primjenjivim računovodstvenim standardima, te u skladu s uobičajenom računovodstvenom praksom.

Napomena: Ovaj se zahtjev također primjenjuje na partnere, i kada su troškovi nastali od strane treće osobe!

Nositelj mora imati ili zaseban knjigovodstveni račun samo za projektna sredstava, ili jasno šifriran računovodstveni i knjigovodstveni sustav (koji omogućuje identifikaciju i praćenje projektnih izdataka korištenjem šifri). Podaci o bankovnom računu projekta navode se u Posebnim uvjetima Ugovora koji Nositelj prethodno sklapa s PT2.

Nužno je osigurati da se Zahtjevi za nadoknadnom sredstava (tijekom provedbe i završni) i drugi financijski podaci povezani s projektom mogu lako i točno uskladiti s temeljnim računovodstvenim evidencijama!

Važno: Provjere i pregledi dokumenatacije, popratnih dokumenata za račune, računovodstvenih dokumente i bilo kojih drugih dokumenata relevantnih za financiranje Projekta mogu se vršiti do 3 godine nakon zatvaranja programa pod kojim se projekt sufinancira! To znači da Nositelj mora osigurati pohranudokumenata navedenih u nastavku najmanje tri godine nakon zatvaranja programa!


REVIZIJA

Potvrda o reviziji izdataka projekta od neovisnog ovlaštenog revizora nije obvezna, osim ako to nije navedeno u Uputama za prijavitelje te Posebnim uvjetima Ugovora koji Nositelj prethodno sklapa s PT2. Ono se može tražiti je ovisno o složenosti mjere ili pojedinog projekta i administrativnih kapaciteta od strane Nositelja. U takvim slučajevima taj se zahtjev postavlja u Posebnim uvjetima u kojima se jasno opisuje revizorsko izvješće o nalazima provjere koje se mora priložiti uz svaki Zahtjev za nadoknadu sredstava, odnosno potvrda o reviziji koju je potrebno podnijeti samo uz Završni zahtjev za nadoknadu sredstava.